Simulasi Pengadaan Surat Suara Pilkada (Sekedar Orat-Oret)

Seorang teman pengadaan menghubungi dan bertanya soal pengadaan terkait pelaksanaan Pemilihan Kepala Daerah (Pilkada). Selintas ingatan saya, pertanyaan ini sangat sering diajukan menjelang pilkada. Untuk itu saya mencoba merekonstruksi pemikiran yang semoga saja bisa menjadi solusi atau paling tidak bahan diskusi solusi untuk teman-teman pengadaan di Komisi Pemilihan Umum.

1. Dibeberapa KPUD anggaran Cetak Surat Suara digabungkan dengan anggaran perlengkapan lainnya seperti tinta dan alat lainnya.

   Solusi pemaketan menurut saya sebaiknya dipisahkan antara pengadaan barang dengan cetak surat suara. Untuk hal ini silakan dikonsultasikan dengan pihak pembayaran agar tidak lagi terkendala karena terlanjur diletakkan dalam satu rekening. Mitos dan Kultus satu rekening tidak bisa dipecah menjadi beberapa paket pekerjaan sudah tidak jamannya menjadi penghalang efektivitas dan efisiensi pengadaan barang/jasa. Sudah ada inpres 1/2015 tentang percepatan pengadaan semoga bisa jadi salah satu pertimbangan untuk mempermudah.

   Jika tetap disatukan dapat dipastikan nanti harga yang didapat untuk salah satu jenis barang/jasa adalah harga makelar/perantara. Jika yang didapatkan adalah penyedia jasa percetakan maka dapat dipastikan untuk tinta dan lainnya penyedia tersebut juga membeli kepenyedia barang. Sangat kecil kemungkinan penyedia jasa percetakan tidak mengambil untung atas penjualan kembali barang yang mereka beli. Demikian juga sebaliknya.

   Dan yang perlu dicatat ini bukan memecah paket menghindari pelelangan. Kalau dikatakan memecah paket memang iya! Tetapi menghindari pelelangan tidak, karena memang pertimbangan efisien dan efektif. Untuk menghindari dugaan menghindari pelelangan pemecahan paket ini dilaksanakan dengan pelelangan semuanya. Itu juga jika kondisi waktu tersedia dengan cukup. Semoga perencanaannya sudah tepat.

2. Untuk pengadaan cetak surat suara. Perintah proses pelelangan sudah dimulai pada akhir bulan Juli ini sementara kepastian calon kepala daerah yang akan bertanding dalam Pilkada baru akan didapatkan menjelang pelaksanaan. Bagaimana proses pengadaan yang tepat.

   Apakah pelelangan sudah dapat dimulai ? Jawabannya Ya! Pelelangan sudah dapat dimulai selama tahap persiapan sudah bisa dilakukan finalisasi. Tahap Persiapan dalam pengadaan barang/jasa adalah dimulai dari Rencana Umum Pengadaan (RUP). Semoga pada saat penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) sudah berdasarkan RUP sehingga pada tataran pelaksanaan dan pemilihan tidak terjadi kendala.

   RUP (Identifikasi Kebutuhan)
   

   Hal kunci yang harus diperhatikan dalam RUP oleh PA/KPA adalah identifikasi kebutuhan. Karena pertanyaan fokus kepada cetak surat suara maka identifikasi kebutuhan setidaknya pada :

   1. Batas maksimal perkiraan Calon atau pasangan Calon, misal prediksi maksimal 6 pasangan minimal 2 pasangan.
   2. Perkiraan maksimal jumlah Surat Suara. Jika angka perkiraan awal belum bisa dilakukan maka jumlah ini dapat diambil dari prakiraan berdasarkan berbagai teknis perhitungan. Tentu saja ini sudah sangat teknis yang ada di KPUD. Umumnya jumlah maksimal ini hanya berdasarkan jumlah pagu yang tersedia. Untuk studi kasus misal 10.000 Eksemplar
   3. Spesifikasi teknis umum kertas surat suara. Seingat saya untuk spesifikasi teknis umum surat suara telah dituangkan dalam bentuk Peraturan oleh KPU Pusat atau KPUD setempat. Bisa dilihat pada PKPU Nomor 6 Tahun 2015 – Norma, Standar, Prosedur, Kebutuhan Pengadaan dan Pendistribusian Perlengkapan Penyelenggaraan Pemilihan Gubernur dan Wakil Gubernur, Bupati dan Wakil Bupati dan/atau Walikota dan Wakil Walikota.

   Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP)
   

   Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) atau Pejabat instansi yang melaksanakan kewenangan ke-PPK-an menyusun RPP yang terdiri dari Spesifikasi Teknis, Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dan Rancangan Kontrak.

   Spesifikasi Teknis Surat Suara memperhatikan Spesifikasi teknis umum untuk kemudian disusun detilnya. Jika melihat contoh kasus pada identifikasi kebutuhan diatas, maka setidaknya akan ada 5 jenis surat suara yaitu:

   1. Surat Suara untuk 6 pasangan calon
   2. Surat Suara untuk 5 pasangan calon
   3. Surat Suara untuk 4 pasangan calon
   4. Surat Suara untuk 3 pasangan calon
   5. Surat Suara untuk 2 pasangan calon

   Masing-masing jenis surat suara tersebut tentu akan mempengaruhi dimensi dari surat suara. Dan jangan lupa pula memperhatikan ketentuan spesifikasi umum pada PKPU 6/2015 seperti teknis lipatan dan lain-lain. Saya yakin masing-masing KPUD sudah mempunyai rincian acuan tentang ini.

   Masing-masing jenis surat suara ini nantinya akan dikombinasikan dengan jumlah kebutuhan surat suara yang telah diidentifikasi pada RUP dan dituangkan dalam RKA. Sehingga setidaknya akan muncul tabel berikut :

   

   Yang juga penting untuk diperhatikan dalam penyusunan spesifikasi adalah terkait time frame berdasarkan tahapan pekerjaan. Seperti diskusi dibagian awal bahwa kendalanya adalah pasangan calon baru bisa ditetapkan mendekati hari-h pelaksanaan. Jika melihat PKPU 20/2015 maka penetapan dan pengundian pasangan calon dilaksanakan pada 25 Agustus 2015. Artinya proses cetak baru akan dimulai paling cepat tanggal 26 Agustus 2015. Inipun jika tidak terjadi sengketa atau dinamika lainnya. Anggap saja dalam simulasi ini masa cetak adalah 20 hari belum termasuk pengiriman dan lain sebagainya. Maka PPK harus mampu menyusun tahapan pelaksanaan pekerjaan utama yang logis. Misal tahapan persiapan, pelaksanaan dan pengiriman. Setidaknya dalam tahap persiapan logistik material cetak sudah siap demikian juga dengan kapasitas mesin, organisasi kerja dan layout kerja hingga pengepakan juga sudah siap. Spesifikasi ini tertuang dalam bentuk tahapan dan metode kerja minimal, dimana nantinya penyedia menyampaikan metode kerja optimal yang mampu dilaksanakan dan ditawarkan.

   Jadi masa pelaksanaan kontrak bisa saja dimulai pada awal bulan Agustus dengan masa pelaksanaan pekerjaan sampai dengan bulan Oktober. Yang menjadi catatan masa pelaksanaan pencetakan minimal dimulai 20 hari sebelum akhir bulan Oktober.

   HPS. Tentu untuk HPS akan sangat bergantung pada identifikasi kebutuhan dan pada akhirnya menjadi dasar pagu anggaran dalam DPA. Misal dengan perkiraan jumlah surat suara maksimal adalah 10.000 Eksemplar. Perkiraan Harga Satuan Surat Suara untuk 6 pasangan calon pada saat penyusunan RKA adalah 25.000,- / Eks. Maka total Pagu Anggaran adalah 10.000 x 25.000 = 250.000.000,-. Simpulannya angka pada DPA adalah sebesar Rp. 250.000.000,-

   PPK melaksanakan survey harga berdasarkan 5 jenis kertas dengan tipe ukuran sesuai jenis. Asumsi simulasi ini diambil angka rata-rata hasil survey dalam kertas kerja HPS untuk masing-masing jenis surat suara adalah sebagai berikut:

   

   Tentu saja dalam melakukan survey PPK harus bisa menangkap seluruh informasi tidak hanya terkait harga cetak saja namun juga komponen spesifikasi lain seperti kualitas minimal yang dibutuhkan, waktu, lokasi/sumber dan layanan lainnya. Batasan pagu dana dan standar kebutuhan menjadi pertimbangan penting agar spesifikasi terlalu tinggi sementara harga sangat rendah begitu juga sebaliknya. Untuk memudahkan simulasi kita sumsikan saja bahwa harga satuan pada tabel di atas sudah mempertimbangkan faktor biaya dalam spesifikasi.

   Rancangan Kontrak. Tentu jika dijumlahkan semua biaya akan melebihi pagu yang tersedia pada DPA. Untuk itu perlu dirancang sifat kontrak per item pekerjaan, jenis kontrak berdasarkan pembayaran dan juga mekanisme pembayaran yang sesuai dalam sebuah rancangan kontrak.

   Simulasi Komposisi HPS yang akan dituangkan dalam Rencana Anggaran Biaya (RAB) adalah sebagai berikut :

   

   Rancangan kontrak selain mempertimbangkan dinamika pembiayaan juga mempertimbangkan spesifikasi. Sehingga nantinya risiko-risiko yang akan terjadi dapat termaktub dalam spesifikasi kemudian berimplikasi terhadap rancangan kontrak.

   Yang paling jelas dalam simulasi ini adalah ketidakpastian nilai total kontrak akibat tidak bisa dipastikannya jenis item pekerjaan (surat suara) pada awal kontrak. Atas dasar ini maka beralasan jika PPK memutuskan untuk menetapkan sifat kontrak per item pembiayaan adalah harga satuan. Sifat Harga Satuan ini meliputi keseluruhan item untuk itu jenis kontrak berdasarkan pembayaran yang tepat adalah Harga Satuan. Mekanisme pembayaran dapat diterapkan metode termin karena penyedia harus mempersiapkan material diawal, jikapun menggunakan pembayaran 100% ada baiknya diberikan uang muka.

   Dalam tataran teknis pengendalian kontrak penggunaan kontrak harga satuan ini memenuhi kebutuhan fleksibilitas jenis item pekerjaan. Sama halnya simulasi pada artikel Memanfaatkan Kontrak Harga Satuan untuk Kebutuhan Yang Unpredictable maka metode ini dapat dilakukan pada pengadaan surat suara.

   Komposisi kontrak awal berdasarkan penawaran adalah :

   

   Sebagai bahan diskusi. Dari sisi penyedia karena Kontrak Harga Satuan pada titik tertentu memerlukan batas nilai terendah kontrak yang dapat dibayar. Logikanya kontrak harga satuan berdasarkan realisasi pekerjaan jika tidak ada kepastian batas nilai terendah kontrak maka penyedia akan merasa dirugikan. Bisa saja nilai kontrak awal 236.500.000 ternyata dinamika dilapangan realisasi yang bisa dibayar hanya 75.000.000,-. Untuk itu rancangan kontrak juga harus mempertimbangkan ini, jika tidak maka penyedia yang profesional tentu akan enggan menawar. Ditakutkan jikapun ada, yang menawar adalah penyedia yang nekat dan berisiko gagal.

   Kembali kepada memanfaatkan Kontrak Harga Satuan. Jika pada tanggal 26 Agustus 2015 hasil pengundian ternyata pasangan calon yang terpilih hanya 3 pasang, maka lakukan perubahan kontrak menjadi sebagai berikut:

   

   Maka realisasi total pembayaran diakhir adalah Rp. 176.000.000,- dari nilai total kontrak awal Rp. 236.500.000,-.

   Dengan Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP) ini PPK bersama Pokja mendapatkan gambaran teknis pemilihan penyedia dalam Dokumen Rencana Pemilihan Penyedia. Mulai dari menetapkan Metode Kualifikasi apakah menggunakan prakualifikasi atau pascakualifikasi. Metode pemilihan apakah pelelangan atau lainnya. Kemudian metode penyampaian satu sampul, dua sampul atau dua tahap. Hingga metode evaluasi apakah sistem gugur, sistem gugur ambang batas atau sistem nilai.

   Untuk metode pemilihan ini bisa didiskusikan lebih lanjut, jika ada kesempatan menyambung artikel ini. Namun dalam pemikiran saya mengingat besarnya risiko pekerjaan ini maka sebaiknya paket ini ditetapkan sebagai paket non kecil meski nilainya tidak sampai 2,5 Milyar. Hal ini agar dapat mempersyaratkan kemampuan hingga subbidang dan karena jasa lainnya dapat dipersyaratkan pengalaman pada subbidang sejenis melalui KD (Kemampuan Dasar).

   Untuk evaluasi paling minimal tepatnya adalah Sistem Gugur Ambang Batas atau Sistem Nilai. Utamanya penilaian pada kemampuan melaksanakan cetak dalam rentang waktu paling sedikit 20 hari. Dengan metode ini bisa saja didapatkan penyedia yang mampu mencetak dalam waktu 15 hari. Jika menggunakan sistem gugur dapat dipastikan semua penyedia akan menawarkan angka 20 hari karena menawarkan 15 hari juga tidak akan dinilai.

   Demikian sekedar bahan pemikiran saja atas simulasi sederhana. Pasti banyak kekurangan dan pertanyaan disana-sini. Bagaimanapun pemikiran satu orang tentu akan berbeda jika dipikirkan oleh banyak orang. Namun niatnya artikel ini bisa dijadikan pembuka cakrawala solusi pengadaan seputar Pilkada, semoga ada manfaatnya. Wallahualambisawab.