Model Dasar Persiapan Penyusunan Spesifikasi Teknis

Serial Peningkatan Kompetensi Pengadaan (Spesifikasi 3)

Menentukan tipe spesifikasi teknis berdasarkan pertimbangan komersial adalah tentang pengalokasian resiko. Dalam pandangan tradisional pengalokasian resiko hanya diserahkan sepenuhnya kepada penyedia. Inilah yang kemudian menyebabkan banyak terjadi perubahan kontrak dan klaim. Pada akhirnya hubungan antara pengguna dan penyedia cenderung tidak sehat, seolah-olah hanya menguntungkan salah satu pihak. Idealnya hubungan antara penyedia dan pengguna adalah hubungan saling menguntungkan. Pengguna memerlukan keahlian penyedia untuk memenuhi kebutuhan dan penyedia memerlukan profit dalam rangka menjamin aktivitas usaha.

    Berbagi resiko adalah merupakan cara yang paling logis, selama resiko dapat diidentifikasi secara tepat dan pihak yang paling sesuai dipilih untuk menanggung risiko. Manejemen risiko berdasarkan penetapan pihak yang “terbaik” mengandung arti bahwa pengguna harus dapat mengidentifikasi seluruh resiko serta menilai resiko yang dapat dikendalikan. Kemudian juga mengidentifikasi dampak dalam pencapaian output secara keseluruhan.

    Beberapa model berikut ini dapat dijadikan alat bantu yang bermanfaat dalam mengalokasikan resiko dan menentukan tipe spesifikasi teknis yang digunakan.

1. Supply Positioning Model (SPM)
   

   Supply Positioning Model adalah alat bantu yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan pengadaan pada suatu unit kerja sehingga dapat ditentukan prioritas pengadaan barang/jasa.

   Model ini mempresentasikan dua sumbu, sumbu X dan Y, yang memiliki arti sebagai berikut:

   Y = Dampak/Resiko

   X = Nilai Pengadaan per Tahun

   Sumbu X menggambarkan jumlah/nilai pengadaan per tahun untuk setiap jenis barang/jasa. Berdasarkan Prinsip Pareto biasanya sebagian besar paket pekerjaan pengadaan barang/jasa 80% (umumnya paket paket kecil) nilainya mewakili (20%) total pengadaan, dan sebaliknya sebagian kecil paket pekerjaan pengadaan 20% (paket-paket besar) nilainya mewakili (80%) total pengadaan.

   Teori ini kemudian diimplementasikan dalam bentuk Diagram pareto seperti contoh berikut ini.

   Grafik 2.1. Diagram Pareto
   

   

   Dari diagram Pareto dimasukkan kedalam Supply Positioning Model (SPM) dimana Sumbu Y menggambarkan dampak/resiko barang/jasa terhadap kegiatan instansi/satker. Semakin tinggi, berarti semakin besar dampak/resiko ketiadaan barang/jasa tersebut atau semakin pentingnya barang/jasa tersebut terhadap instansi.

   

   Kebutuhan barang/jasa pada Supply Positioning Model jika dikelompokkan dengan mempertimbangkan resiko/dampaknya terhadap unit kerja dapat dikelompokkan sebagai berikut:

   Tinggi = (H) Sedang = (M) Rendah = (L) Dapat diabaikan = (N)

2. Matrix Kraljilc Box
   

   Pengelompokan kebutuhan barang/jasa menggunakan Supply Positioning Model akan lebih mudah dipahami dengan Matrix Kraljic Box yang memposisikan barang/jasa kedalam empat kotak berdasarkan karakteristik potensi resiko/dampak dan potensi nilai belanja. Karakteristik ini dapat dijadikan peta pengambilan keputusan penetapan spesifikasi teknis.

   

Barang/jasa Laverage mempunyai karakteristik resiko/dampak rendah bagi pengguna namun disisi nilai pembelian besar. Untuk barang/jasa dalam kotak ini effort yang dikerahkan dalam penyusunan spesifikasi teknis tidak terlalu besar. Spesifikasi teknis umumnya bersifat standar dan dapat dipenuhi oleh beragam produk atau Merek dengan range kualitas yang cukup luas karena pembeda hanya harga jual.

Contoh: Laptop untuk keperluan rutin kantor, tidak memerlukan spesifikasi teknis yang khusus, sehingga proses penyusunan spesifikasi teknis relatif singkat.

Barang/jasa Routine adalah resiko/dampak rendah bagi pengguna dengan nilai pembelian kecil, yang diutamakan adalah meminimalkan waktu dan sumber daya. Spesifikasi teknis minimal dari sisi kualitas orientasi pada menekan biaya pembelian. Contoh: alat tulis kantor.

Barang/Jasa Bottleneck mempunyai karakteristik resiko/dampak tinggi bagi pengguna tapi nilai pembelian kecil, spesifikasi teknis fokus kepada jaminan pasokan dan berbagi resiko antara pengguna dan penyedia.

Contoh : obat-obatan, bersifat urgen dalam artian kalau tidak tersedia pada waktunya mengakibatkan hambatan pada pelayanan, spesifikasi teknis bersifat khusus dan terbatas hanya pada beberapa penyedia atau Merek. Biasanya Nilai pembelian terbatas dan terbagi atas item-item kecil.

Barang/jasa Critical Strategic mempunyai karakteristik resiko tinggi bagi pengguna dan dengan nilai pembelian juga tinggi. Memperhitungkan semua biaya langsung maupun tidak langsung dan maksimalisasi pencapaian Nilai Manfaat Uang (Value for Money).

Contoh: Mesin Pembangkit Tenaga Listrik. Dari sisi spesifikasi teknis sangat khusus, jumlah penyedia terbatas, bersifat urgen dan nilai pembelian tinggi.