Yuk, Belajar lelang Itemized

    Sebenarnya belum begitu PeDe untuk mengupas tentang ini karena secara praktikal teknis belum pernah secara langsung terlibat. Selain karena di daerah Unit Layanan Pengadaan (ULP) belum tertarik bahkan mungkin takut melaksanakan pelelangan seperti ini.

    Pelelangan itemized bagi dunia pengaadaan pemerintah di Indonesia adalah hal baru. Namun secara internasional jenis pelelangan seperti ini sudah dikenal dan diterapkan sejak lama. Titik tekannya ada pada pencapaian prinsip efisien dan efektif. Utamanya melalui upaya optimalisasi value added proses pengadaan memperhatikan komponen Value for Money.

    Sejak awal konsep consolidated procurement menjiwai pergantian Keppres 80/2003 ke Perpres 54/2010 hingga Perpres 70/2012 sekarang. Lihat saja dagangan utama Perpres 54/2010 seperti tentang Paket Pengadaan dan Paket Pekerjaan (Lihat artikel Analisa Paket Pekerjaan dan Paket Pengadaan), Unit Layanan Pengadaan (lihat artikel Perkuat ULP, Serahkan Pengadaan Pada Ahlinya), LPSE, E-Catalogue dan lainnya.

    Dalam website http://konsultasi.lkpp.go.id sedikit dijelaskan tentang Pelelangan itemized ini:

Pelelangan dilakukan dengan menawarkan sejumlah item pekerjaan sejenis yang dibagi dalam beberapa paket/sub paket
secara sekaligus. Penyedia melakukan checklist pada item-item tertentu yang ditawarkan.

Penetapan pemenang dalam metode ini dilakukan untuk masing-masing paket/sub paket. Dengan demikian dalam satu paket pelelangan terdapat beberapa pemenang, dimana Penyedia dapat memenangkan lebih dari satu item pekerjaan yang ditawarkan.

    Secara implisit metode ini seperti yang dinyatakan dalam Perpres 54/2010 jo. Perpres 70/2012 pada pasal 80 ayat 6 bahwa Kelompok Kerja ULP dapat menetapkan hasil pemilihan kepada lebih dari 1 (satu) Penyedia, jika diperlukan.

    Sekarang mari kita bongkar satu persatu pokok pelelangan itemized ini.

Prinsipnya seluruh proses pengadaan barang/jasa non konsultansi adalah melalui pelelangan. Hal ini tertuang dalam pasal Pasal 36 ayat (1) bahwa Pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya pada prinsipnya dilakukan melalui metode Pelelangan Umum dengan pascakualifikasi.

Pelelangan adalah Paket pengadaan. Berapapun nilai paket pekerjaannya semua dapat dilakukan melalui pelelangan umum. Nilai paket pekerjaan Rp. 50.000.000,- dapat dijadikan paket pengadaan melalui pelelangan. Pertanyaannya kemudian kalau nilai paket pekerjaan hanya Rp. 50.000.000,- apakah efisien dan efektif? Jawabannya bisa ya dan tidak. Tidak, apabila hanya untuk satu paket pekerjaan ini kita jadikan satu paket pengadaan saja. Ya, jika kita meluaskan perspektif kepada seluruh paket pekerjaan yang ada ditingkat SKPD. Bahkan tingkat daerah/K/L/D/I maka kita pasti akan menemui item pekerjaan sejenis, yang apabila dikonsolidasikan paket pengadaannya bisa jadi sangat besar dan layak untuk dilaksanakan pelelangan.

Dari mana data item pekerjaan sejenis ini bisa didapatkan. Inilah salah satu fungsi sentral ULP dan LPSE. Karena paket pekerjaan adalah wewenang Pengguna Anggaran (PA) maka proses pembuatan dan publikasi Rencana Umum Pengadaan (RUP) menjadi sangat penting. RUP menjadi database awal konsolidasi item pekerjaan sejenis ditingkat ULP, yang kemudian dibawa ditingkat kaji ulang paket pekerjaan dan pelaksanaan pengadaan bersama PPK bahkan juga dengan PA dan lainnya.

Item pekerjaan sejenis ini kemudian dijadikan beberapa paket pekerjaan/sub paket pekerjaan sesuai dengan kebutuhan, karakteristik barang/jasa, kapasitas produksi, rentang tanggungjawab dan/atau hal-hal lainnya. paket pekerjaan/sub paket pekerjaan kemudian disatukan dalam satu paket pengadaan atau satu paket pelelangan.

Nanti mungkin saja paket pengadaan akan bernilai diatas 2,5 milyar namun paket pekerjaan didalamnya tidak sampai 2,5 milyar. Hal ini akan meluruskan pemahaman kita bahwa yang dimaksud paket untuk usaha kecil itu adalah paket pekerjaan yang nilainya paling tinggi 2,5 milyar bukan paket pengadaan yang nilainya sampai dengan 2,5 milyar.

Hal ini selaras dengan bunyi Perpres 54/2010 jo. Perpres 70/2012 pasal 100 ayat 3 bahwa Nilai paket pekerjaan Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya sampai dengan Rp2.500.000.000,00 (dua miliar lima ratus juta rupiah), diperuntukan bagi Usaha Mikro dan Usaha Kecil serta koperasi kecil, kecuali untuk paket pekerjaan yang menuntut kompetensi teknis yang tidak dapat dipenuhi oleh Usaha Mikro dan Usaha Kecil serta koperasi kecil.

Dampaknya paket pengadaan diatas 2,5 milyar bisa saja tidak boleh dimenangkan oleh usaha menengah dan besar.

Jumlah pemenang dalam sebuah pelelangan itemized maksimal sebanyak jumlah paket/sub paket dan minimal 1 penyedia tergantung harga satuan penawaran yang terendah pada masing-masing paket atau kombinasi beberapa paket.

Ilustrasi 1 : Pelelangan Itemized

Masing-masing penyedia diperbolehkan menawar untuk beberapa paket/sub paket pekerjaan atau menawar semua paket. Namun demikian masing-masing penyedia bisa saja hanya menang pada satu paket dimana dia menawar paling rendah. Ataupun juga memenangkan beberapa paket atau bahkan mungkin seluruh paket selama kualifikasi memenuhi.

Berapa bukti perjanjian/kontrak yang akan terjadi? Tentu bisa saja 1 PPK mengadakan perikatan dengan 1 atau beberapa penyedia. 1 dokumen kontrak bisa saja terdiri atas beberapa paket yang dimenangkan oleh 1 penyedia.

Ilustrasi 2 : Kontrak Pada Pelelangan Itemized

Bahkan pelelangan itemized dapat dikombinasikan dengan kontrak pengadaan bersama seperti dituangkan lewat Perpres 54/2010 jo. Perpres 70/2012 pasal 50 ayat 5 huruf b. Dimana pada akhirnya nanti 1 paket pekerjaan merupakan gabungan dari 2 atau beberapa PPK. Perjanjian yang terjadi adalah antara beberapa PPK dengan 1 atau beberapa penyedia apabila dikaitkan dengan penawaran harga dan kapasitas produksi.

Ilustrasi 3 : Kontrak Pengadaan Bersama

Pelelangan itemized sangat efektif untuk jenis barang/jasa yang bersifat routine atau laverage (ingat artikel Barang/Jasa dan Penyedia). Barang routine secara nominal kecil namun proses pembelian rutin dan terdiri dari banyak item. Untuk meningkatkan nilai pengadaan barang-barang routine ini harus dikonsolidasi sehingga dapat memasuki wilayah laverage.

Contoh kasus terkait hal ini adalah pengadaan Peralatan dan Perlengkapan Kantor. Untuk contoh dokumen pelelangan itemized bisa diakses pada samsulramli files pada http://samsulramli.wordpress.com.

Dari contoh sederhana diatas bisa dilihat bahwa dengan pelelangan biasa dimana 3 item pekerjaan tersebut disatukan dalam 1 paket pekerjaan dan 1 paket pelelangan maka yang menjadi pemenang adalah Penyedia B dengan nilai penawaran Rp. 465.000.000,-. Sementara dengan pelelangan itemized total kontrak yang akan didapat hanya Rp. 433.000.000,- terjadi efisiensi harga sebesar Rp. 32.000.000,-.

Dimensi lain yang menjadi momok dalam pelelangan itemized ini adalah ketakutan pemecahan paket. Perpres 54/2010 jo. Perpres 70/2012 pasal 24 ayat 3 huruf c menyebutkan dalam melakukan pemaketan Barang/Jasa, PA dilarang memecah Pengadaan Barang/Jasa menjadi beberapa paket dengan maksud menghindari pelelangan. Bila dicermati kalimat pasal ini adalah larangan tentang pemecahan satu paket pengadaan menjadi beberapa paket pengadaan. Sementara tidak ada larangan memecah satu paket pekerjaan menjadi beberapa paket pekerjaan apalagi tetap dilakukan dengan pelelangan.

Dengan konsep consolidated procurement sumber daya tenaga, waktu, lokasi dan biaya semakin efisien. ULP dapat mengkonsolidasikan paket pekerjaan yang sejenis ke dalam paket pengadaan sehingga waktu dan effort menjadi lebih efisien. Jumlah pelelangan akan semakin sedikit tanpa mengurangi volume paket pekerjaan. Banyak lagi value added dari konsep consolidated procurement yang perlu diexplore lebih jauh.

Kendala terbesar saat ini adalah memecah kekakuan sisi pembayaran. Karena konsep 1 rekening terdiri dari beberapa paket pekerjaan dan beberapa bukti perjanjian adalah hal yang “baru” dalam mazhab keuangan, khususnya di daerah. Paham konvensional bahwa 1 paket pekerjaan adalah 1 paket pelelangan/pengadaan dan menghasilkan 1 bukti perjanjian/kontrak masih di-imani dengan taklid.

Mengubah kebiasaan memang tidak akan mudah. Namun yang sudah biasa dilakukan belum tentu benar apalagi ruang dan waktu sudah berubah. Tentu lebih baik biasa berbuat benar daripada membenarkan kebiasaan.