Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dalam pengadaan barang/jasa pemerintah mempunyai kewenangan untuk rencana pelaksanaan pengadaan. Rencana pelaksanaan pengadaan ini secara gradual dimulai dari penyusunan dan penetapan spesifikasi, penyusunan dan penetapan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dan penyusunan rancangan kontrak.
Langkah persiapan ini merupakan bagian penting dari keseluruhan tahapan pengadaan barang/jasa; persiapan, pelaksanaan, kontrak dan serah terima bahkan juga disposal. Rencana pelaksanaan harus didasarkan pada identifikasi kebutuhan yang disebut dengan sasaran kegiatan.
Dalam format dokumen anggaran sasaran dapat dilihat pada tabel indikator input, output, outcame, impact dan benefit. Sering disebut pula dengan anggaran berbasis kinerja seperti diurai dalam artikel Anggaran Berbasis Kinerja versus Kinerja Berbasis Anggaran. Nah, dari sini dapat ditentukan apakah kegiatan pengadaan merupakan sebuah kebutuhan (need) atau hanya keinginan (want). Seperti dijelaskan dalam artikel Barang/Jasa dan Penyedia.
Spesifikasi idealnya merupakan hasil dari sebuah identifikasi kebutuhan yang memisahkan unsur kebutuhan dan keinginan dalam kerangka maksimalisasi value for money (VFM) proses pengadaan. Konstruksi spesifikasi menentukan besaran biaya yang dibutuhkan untuk mendapatkan barang/jasa disisi ekonomis. Misinya adalah bahwa setiap rupiah yang dibelanjakan memiliki nilai ekonomis yang optimal dalam rangka pencapaian keseluruhan sasaran kegiatan. Spesifikasi idealnya memenuhi 4 prinsip VFM yaitu kualitas, kuantitas, lokasi dan waktu.
Dari hasil penentuan spesifikasi ini dapat dirumuskan besaran biaya disis harga sebagai prinsip terakhir VFM. Harga selalu menjadi bagian terakhir karena harga sangat ditentukan oleh kondisi pasar. Pemain utama didalam pasar adalah penyedia. Sehingga pengadaan yang mengikuti kehendak pasar akan terjebak pada harga. Unsur kualitas sangat mungkin terabaikan. Seperti tergambar dalam artikel Pembangunan Yang Terjebak Harga.
Terkait harga ini PPK, berdasarkan spesifikasi yang telah dibuat, menyusun Harga Perkiraan Sendiri (HPS). HPS merupakan hasil analisa harga pasar terkini, yang dalam P54/2010 disimpulkan 28 hari sebelum batas akhir pemasukan penawaran.
Setelah unsur VFM lengkap, ditentukan alternatif rancangan kontrak yang akan dipergunakan. Kontrak adalah benteng terakhir yang diupayakan menjamin tercapainya output maupun outcame pekerjaan.
Efektifitas penyusunan rencana pelaksanaan pengadaan akan mampu meningkatkan efisiensi proses pengadaan 75% sampai dengan 85%. Ini beralasan karena dalam proses penyusunan rencana pelaksanaan pengadaan yang baik, analisis nilai (value analysis) sangat penting. Nilai tambah dalam proses pengadaan barang/jasa ada pada tahapan analisis ketersediaan sumber daya (sourcing), legalitas (contract), analisis harga dan biaya (price and cost analysis) dan manajemen persediaan (inventory management).
Rencana pelaksanaan teknis seyogyanya tidak hanya mempertimbangkan tentang bagaimana mendapatkan barang/jasa. Namun juga secara strategis mampu menjadi agen perbaikan proses pengadaan. Untuk itu patut diramalkan kebutuhan dari sisi tingkat permintaan, jumlah dan kapasitas penyedia, kapasitas produksi terkait barang/jasa, pertumbuhan penduduk maupun persoalan keuangan.
Sekarang mari kita membahas serba sedikit komponen perencanaan pelaksanaan pengadaan ini yaitu spesifikasi, HPS dan rancangan kontrak pada artikel berikutnya.