Pengadaan Kertas itu Strategis

    Beberapa hari ini saya tergelitik dengan beberapa pertanyaan terkait peran pengadaan bagi kesejahteraan. Mafhumnya aktivitas pembangunan adalah sebuah usaha sistematis dalam rangka mencapai visi tercapainya kesejahteraan bangsa. Pengadaan barang/jasa pun tidak bisa melepaskan dirinya sebagai salah satu sub sistem pembangunan yang mendukung tercapainya visi besar tersebut.

Hanya saja memang image pengadaan barang/jasa sudah kadung dilekati oleh beberapa pesimisme yang mengakar. Terutama soal korupsi, kolusi dan nepotisme yang terang saja akut menghinggapi negara kita.

Dari data laporan tahun Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) tahun 2010 saja, pengadaan barang/jasa pemerintah mengambil porsi hampir 44% lebih sebagai ladang korupsi. Kondisi ini adalah kondisi riil yang dihadapi oleh seluruh entitas pengadaan.

Namun sebaliknya apabila kita berpikir positif angka yang disampaikan oleh KPK ini justru menunjukkan hal yang prospektif. Artinya dalam upaya pencapaian kesejahteraan pengadaan barang/jasa pemerintah memiliki peranan sebesar 44%. Apabila 44% kasus korupsi pengadaan dapat dikurangi maka masalah korupsi negara ini juga akan berkurang. Peluang bagi entitas pengadaan, bahwa telah dibuka ladang pengabdian dan prestasi yang amat luas dan berarti bagi bangsa ini. Perbaikan sekecil apapun akan sangat berarti.

Sebagai gambaran bahwa perbaikan yang dianggap kecil dapat berdampak besar. Kita ambil sampel pengadaan kertas. Atau kita perkecil lagi pengadaan kertas houtvrij schrijfpapier atau HVS. Selama ini pengadaan kertas HVS dilakukan dengan metode pengadaan langsung atau sering juga diklaim pembelian langsung. Artinya pembelian langsung ke toko eceran, karena diyakini volume pembelian sangat kecil, sederhana dan kebutuhan bersifat rutin. Disisi lain pola pengadaan seperti ini diyakini sebagai keberpihakan pemerintah kepada usaha kecil.

Paul Arden lewat bukunya berjudul “What Ever You Think, Think The Opposite” menawarkan konsep berpikir yang sangat bagus. Apapun yang kamu pikirkan berpikirlah sebaliknya, mungkin begitulah tawarannya. Tujuan terbesarnya adalah untuk menemukan obyektifitas dari segala yang kita putuskan sebagai hasil dari pemikiran kita.

Mari mulai dengan pertanyaan sederhana. Apa benar volume pembelian kertas HVS kecil dan sederhana? Kalau dipandang dari kacamata parsial terbukti bahwa pembelian kertas HVS kecil dari sisi volume. Namun apabila kita mulai dari logika asal dana, maka volume pembelian kertas terbukti tidaklah kecil. Sumber dana pembelian kertas HVS berasal dari APBN/APBD, maka dalam mengukur volume harusnya juga berbasiskan sumber dana.

Andaikan saja sistem penganggaran dan sistem sourcing pemerintah telah menggunakan teknologi informasi maka mudah mengetahui volume pengadaan kertas HVS pemerintah dalam satu tahun. Suatu saat nanti ada satu sistem serupa Enterprise Resource Planning System (ERPS) pada sektor privat yaitu Government Resource Planning System (GRPS).

Oke kembali kedunia nyata. Mari kita mulai dengan simulasi kasar perhitungan kapasitas kebutuhan kertas HVS tingkat provinsi. Anggap saja satu satuan kerja perangkat daerah (SKPD) disetiap kabupaten dalam satu bulan membutuhkan 100 rim kertas HVS. Dengan jumlah SKPD, pukul rata 35 unit disetiap kabupaten/kota, berarti satu bulan konsumsi kertas HVS satu kabupaten/kota adalah sebanyak 3.500 rim. Untuk Kalimantan Selatan, yang memiliki 13 kabupaten/kota dan 1 provinsi, kebutuhan kertas satu bulan sama dengan 49.000 rim. Kemudian kebutuhan satu tahun dikalikan 12 bulan, hasilnya kurang lebih 588 ribu rim. 1 rim kertas dengan isi 500 lembar beratnya sama dengan 2,17kg, artinya 588 ribu rim kurang lebih sama dengan 1.275.960 kg atau 1.275 ton kertas atau sama dengan kapasitas produksi 1 pabrik kertas tingkat menengah.

Dengan simulasi seperti ini, masihkah kita berpendapat bahwa pengadaan kertas volumenya kecil. Apabila kebutuhan kertas satu provinsi dalam satu tahun dapat memenuhi skala produksi 1 buah pabrik kertas dengan 1 mesin besar, dapatkah dikatakan bahwa pengadaan kertas HVS pemerintah provinsi dikatakan sederhana?

Yang lebih menarik lagi kebutuhan pemerintah terhadap kertas dalam 10 s/d 20 tahun kedepan tidak akan berubah. Karena meskipun telah terjadi pergeseran sistem administrasi pemerintahan kearah paperless system, kebutuhan akan kertas masih cukup besar. Apalagi ini baru satu sektor saja yaitu sektor pemerintahan. Tidaklah salah kiranya kalau judul tulisan ini menegaskan bahwa “Pengadaan Kertas itu Strategis“.

Alasan utama investasi adalah kapasitas dan
konsistensi demand/kebutuhan. Dengan angka kasar 1.275 ton rutin setiap tahun sudah sangat feasible untuk berdirinya pabrik kertas di Provinsi Kalsel. Setidaknya kapasitas produksi sudah bisa terpenuhi dari pemerintahan. Tentu kebutuhan kertas HVS riil pemerintahan lebih besar dari simulasi kasar ini.

Dengan berdirinya pabrik kertas multi player effect yang terjadi memberi nilai tambah pada daerah baik disisi tenaga kerja maupun perekonomian. Disinilah pengadaan mengambil peran yang sangat strategis. Konsepnya sederhana, bersatu kita teguh bercerai kita runtuh atau dalam istilah strategic procurement disebut consolidated demand.

Consolidated demand adalah konsep mengkonsolidasikan kebutuhan atau permintaan yang tadinya terserak menjadi satu. Kebutuhan kertas SKPD disatukan mejadi kebutuhan kabupaten/kota, kemudian disatukan lagi hingga tingkat provinsi sampai memenuhi kuantitas atau volume yang memenuhi skala produksi tertentu.

Dengan volume permintaan yang besar, banyak nilai tambah yang didapatkan. Diantaranya harga menjadi lebih murah dibanding pembelian eceran. Bagi pemerintah selaku buyer, besarnya permintaan meningkatkan bargaining power dan daya tarik bagi penyedia untuk memberikan penawaran terbaik. Disisi konsistensi dapat dipastikan akan terjadi keseragaman ditingkat harga.

Pertanyaan selanjutnya ketika konsep consolidated demand ini dimajukan adalah bagaimana dengan komitmen pembinaan usaha kecil dan apakah proses pengadaan mejadi tidak sederhana dan mudah ditataran praktis.

Pertama, terkait komitmen pada pengusaha kecil. Menjawabnya akan lebih bagus dengan menawarkan satu case kecil terkait pembelian kertas HVS. Satu unit SKPD biasanya melakukan pembelian kertas ditingkat eceran pada satu toko dalam waktu yang sangat lama, bahkan bisa dibilang turun temurun. Pertanyaannya seberapa banyak pedagang eceran itu yang kemudian bertransformasi menjadi usaha non kecil. Jawabannya saya yakin tidak ada, atau kalaupun ada dapat dihitung dengan jari.

Apakah pola seperti ini yang kita pertahankan dalam pembinaan usaha kecil, usaha kecil dibina untuk tetap kecil. Jawabnya tentu tidak! Bisa dibayangkan betapa besarnya uang rakyat yang terbuang untuk pembinaan usaha kecil semacam ini dalam pengadaan, tapi dampaknya minim. Bandingkan dengan konsep consolidated demand, hanya lewat pengadaan kertas saja pemerintah sudah dapat memicu berdirinya pabrik kertas.

Metode ini tetap dapat menjadikan pengusaha kecil atau toko-toko kecil sebagai penyedia kertas HVS. Disinilah pentingnya manajemen kontrak yang baik. Ada banyak metode yang dapat diterapkan. Salah satunya framework contract (FC). FC dilakukan ditingkat provinsi dengan salah satu pabrikan kertas HVS. Ditingkat kabupaten/kota atau tingkat SKPD akan melakukan pembelian langsung melalui toko yang menjadi reseller pabrikan dengan harga yang disepakati dalam FC. Disinilah konsep tentang harga GSO atau government special order muncul.

FC bukanlah barang baru. Di era Keppres 80 tahun 2003 telah dilakukan FC antar pemerintah provinsi dengan media cetak lokal dalam rangka pengumuman pengadaan barang/jasa. Besar sekali penghematan yang didapatkan saat itu, karena kabupaten/kota tidak perlu lagi mengeluarkan requisition cost pengadaan. Media cetak yang sah untuk menjadi penyedia telah ditetapkan dan harganya pun sama disetiap kabupaten/kota. Kiranya pertanyaan tentang proses pengadaan menjadi tidak sederhana ditataran praktis sudah bisa terjawab dengan penjelasan ini.

Artikel ini hanya mencoba mengangkat konsep-konsep pengadaan yang selama ini tidak digunakan, padahal disisi aturan telah dimungkinkan. Entah sudah berapa milyar, bahkan mungkin trilyun dana untuk pengadaan kertas namun tidak satu juapun pabrik kertas baru berdiri di Kalimantan Selatan. Mari kita mulai perbaiki proses pengadaan dengan strategi yang tepat agar manfaatnya bisa dirasakan sebesar-besarnya untuk kesejahteraan rakyat.