Pengadaan barang/jasa pada adalah proses memilih barang/jasa dan penyedianya. Pembahasan tentang barang/jasa dan penyedia secara mendasar telah dibahas pada bagian terdahulu. Hal yang sangat penting kemudian adalah menetapkan metode pengadaan barang/jasa yang sesuai untuk mendapatkan barang/jasa yang dibutuhkan.
Beberapa ahli pengadaan mengatakan bahwa penerapan metode pengadaan ibarat pekerjaan seniman. Perlu kepekaan dan pemahaman yang mendalam dalam menerapkan metode pengadaan pada suatu jenis barang/jasa yang dibutuhkan.
Konstruksi metode pengadaan Perpres 54 tahun 2010 secara sederhana selain dibangun dalam skala kompleksitas juga disusun berdasar prinsip dan kebijakan. Ada 7 prinsip pengadaan dan 12 kebijakan yang harus dipegang dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah menurut Perpres 54 tahun 2010.
Prinsip pengadaan tersebut adalah efektif, efisien, terbuka, transparan, bersaing, adil tidak diskriminatif dan akuntable. Secara prinsip proses pengadaan harus memenuhi ke tujuh item ini. Hanya saja ada kebijakan-kebijakan tertentu yang kemudian akan mereduksi secara terkontrol di masing-masing prinsip.
Sebelum lebih jauh membahas tentang metode akan lebih elok kalau kita mengenal pola yang dibangun dalam Perpres 54 tahun 2010 terkait metode. Dari yang paling awal pelaksanaan pengadaan terdiri dari swakelola dan melalui penyedia. Swakelola terdiri dari tiga metode atau tipe. Melalui penyedia terdiri dari metode pemilihan. Dalam metode pemilihan terdapat metode penyampaian penawaran. Kemudian akan kita bahas juga tentang metode evaluasi yang dibagi berdasarkan kompleksitas barang/jasanya.
Ulasan mengenai essensi swakelola dapat dilihat pada artikel “Spirit Swakelola” namun untuk metode teknis swakelola lebih tepatnya dibahas pada bagian tersendiri. Meski disisi urutan pengadaan melalui penyedia posisisnya setelah swakelola, namun sebagian besar konten Perpres 54 tahun 2010 berisi metode pengadaan melalui penyedia.
Pada 2 artikel terdahulu disebutkan bahwa barang/jasa dibagi atas dua kelompok besar yaitu non-konsultansi dan konsultansi. Termasuk dalam kategori non-konsultansi adalah barang, jasa konstruksi dan jasa lainnya. Secara prinsip karena orientasinya kepada barang/jasa, dalam komposisi tertentu, maka secara umum metode pemilihan yang digunakan adalah pelelangan umum.
Pelelangan umum adalah metode pengadaan barang jasa yang dilakukan secara terbuka dan mengundang sebanyak-banyaknya penyedia untuk melakukan penawaran terhadap satu paket pengadaan barang/jasa. Dalam pelelangan umum seluruh unsur prinsip pengadaan terpenuhi. Pelelangan umum wajib transparan, terbuka, bersaing, adil tidak diskriminatif, akuntabel, efisen dan juga efektif.
Kemudian untuk konsultan karena orientasinya penyedia pada prinsipnya menggunakan seleksi umum. Sama halnya dengan pelelangan umum seluruh prinsip pengadaan termaktub didalamnya.
Setelah kita berbicara tentang yang prinsip baru kita lihat metode pemilihan yang diikat oleh kebijakan. Kebijakan ini tetap berpijak pada prinsip pengadaan terutama soal efektif, efisien, akuntabel dan transparan.
Pelelangan sederhana, seleksi sederhana dan pemilihan langsung untuk konstruksi misalnya, merupakan perwujudan kebijakan menyederhanakan ketentuan & tata cara. 7 hari kerja diyakini merupakan waktu standar yang menjamin terakomodirnya prinsip transparan, terbuka dan bersaing. Namun dikaitkan dengan penyederhanaan tata cara, untuk nilai pekerjaan sampai dengan 200 juta, yang cenderung lebih sederhana dan dari sisi urgensi diperlukan cepat, akan lebih efektif dan efisien bila waktu pengumuman cukup 3 hari kerja saja.
Satu contoh lagi, pengadaan langsung. Pengadaan langsung juga implementasi kebijakan menyederhanakan ketentuan & tata cara. Dari sisi kompleksitas, pengadaan dengan nilai sampai dengan 100 juta relatif sangat sederhana dan biasanya merupakan keperluan operasional yang perlu cepat. Meski prinsip bersaing dan terbuka agak tereduksi karena proses pemilihan hanya kepada beberapa penyedia. Namun dari sisi efektifitas dan efisiensi sangat terbantu. Tinggal dalam pelaksanaan saja yang harus tetap mempertimbangkan prinsip transparansi proses dan persyaratan yang konsisten sehingga tetap adil dan tidak diskriminatif.
Seni dari penetapan metode pengadaan dibingkai oleh prinsip pengadaan dan upaya mencapai nilai manfaat uang (Value for Money) yang terukur dalam kuantitas, kualitas, waktu, tempat dan harga. Secara prinsip pelelangan umum ataupun seleksi umum merupakan upaya maksimal untuk mendapatkan nilai manfaat uang yang optimal.
Tujuh prinsip pengadaan merupakan filter yang menjaga optimalisasi nilai manfaat uang. Dengan prinsip efektif kualitas maksimal dapat diraih, waktu bisa optimal, tepat cara dan tepat sasaran terkait lokasi. Prinsip efisien, dari sisi harga sesuai dengan kualitas yang diinginkan. Kemudian secara kuantitas sesuai dengan perencanaan kebutuhan yang ditetapkan. Untuk lainnya dapat dikembangkan lebih jauh.
Kalau mengambil dua contoh implementasi kebijakan yang diulas diatas, dikaitkan dengan nilai manfaat uang, maka dapat diambil satu benang merah. Pelelangan sederhana dan Pengadaan langsung merupakan kebijakan optimalisasi nilai manfaat uang terkait waktu dan harga.
Pertimbangan lain yang juga mempengaruhi hubungan prinsip pengadaan dan kebijakan pengadaan adalah empat kotak Krajilc yang menempatkan tipe barang/jasa serta persepsi penyedia terhadap pengguna. Pengadaan langsung diorientasikan pada barang/jasa Laverage dimana yang paling diutamakan adalah harga terendah dan bersifat short term.
Memang tidak akan tuntas dalam sebuah artikel pendek ketika kita membahas seni menetapkan metode pengadaan. Setidaknya artikel ini mampu memberikan sketsa awal tentang seni memilih metode pengadaan. Yang perlu dicamkan adalah, metode pengadaan hanyalah tools untuk mencapai needs yang
efektifitas dan kualitasnya sangat ditentukan oleh proses awal, yaitu identifikasi needs dan penyusunan spesifikasi barang/jasa. Semakin baik kebutuhan teridentifikasi dan spesifikasi disusun, maka akan mudah menetapkan metode. Kemudian resiko terkait hasil akan semakin minimal.