Barang/Jasa dan Penyedia

Dalam opini “Mendefinisikan Barang/Jasa dalam Pengadaan” telah disinggung tentang skala kompleksitas. Skala kompleksitas ini diukur dari seberapa besar penilaian yang dilakukan dalam upaya mendapatkan barang/jasa yang sesuai dengan “needs” kita. Berbicara ukuran terhadap “needs” kita akan kembali kepada pembahasan artikel “Want dan Need dalam Pengadaan Barang/Jasa” dan juga “Pembangunan Terjebak Harga“. Ukuran terhadap “needs” harus beerdasarkan komponen “cost” yaitu kualitas, waktu dan harga ditambah dua komponen lagi yaitu tempat dan kuantitas.

Kuantitas, kualitas, waktu, tempat dan harga akan menentukan seberapa kompleks proses yang harus dilakukan dalam mendapatkan barang/jasa. Ambil contoh komponen kuantitas. Ketika kita hanya membutuhkan 10 rim kertas untuk satu kegiatan tentu kualitasnya sudah standar, diperlukan untuk waktu yang singkat, tidak memerlukan tempat penyimpanan yang besar dan dari sisi harga relatif kecil. Berbeda kalau misalkan untuk kita memerlukan 1.000 rim kertas. Dari kualitas boleh standar tapi disisi waktu lama, diperlukan tempat penyimpanan atau mekanisme logistik yang baik dan harga sudah barang tentu besar.

Mafhumnya persoalan essensial, pasti dimulai dari sebuah pertanyaan. Maka untuk memahami skala kompleksitas dan implikasinya kita bisa mulai dengan pertanyaan mana yang lebih kompleks mengukur benda atau tindakan?

Jawabannya pasti lebih mudah mengukur benda ketimbang mengukur tindakan. Karena benda sifatnya tangible (berwujud) sedangkan tindakan sifatnya intangible (tidak berwujud). Dari sisi kuantitas misalnya, benda mudah sekali diukur disis jumlah. Sedangkan tindakan ukuran kuantitatifnya harus ditetap berdasarkan rangkaian indikator yang logis.

Dengan kerangka pikir diatas tentu lebih sederhana mendapatkan barang dibanding mendapatkan jasa yang memenuhi kebutuhan. Kerangka pikir ini juga akan membawa kita pada rantai logika yang sama ketika dihadapkan pada kompleksitas barang/jasa versus penyedia. Skala kompleksitas menilai barang/jasa tentu lebih sederhana dibanding menilai penyedianya.

Dengan demikian seperti diterangkan pada artikel terdahulu, ketika komponen utama pemenuhan ‘needs’ adalah benda-nya, fokus kita adalah pada barang. Mengkompetisikan banyak penyedia yang mampu menyediakan barang adalah cara yang paling tepat. Ini didefinisikan sebagai pelelangan umum. Apabila komponen tindakan yang lebih dominan dalam pemenuhan ‘needs’ maka fokus kita adalah pada jasa. Cara paling efektif yang dapat dilakukan adalah dengan seleksi.

Secara sederhana Skala Kompleksitas terkait Barang/Jasa dapat digambarkan dalam bentuk grafik seperti Grafik 1.

Dengan pengelompokan ini kita dapat memahami metode-metode dasar atau prinsip umum apa saja yang dapat kita terapkan dalam proses pemilihan penyedia barang/jasa sesuai Perpres 54 tahun 2010.

Disamping itu dalam mengenal karakteristik penyedia penting juga untuk mengenal
Krajilc Box Method yang
memposisikan barang/jasa kedalam empat kotak berdasarkan karakteristik barang/jasa dikaitkan dengan potensi resiko dan potensi nilai belanja. Karakteristik ini dapat dijadikan peta dalam pengambilan keputusan penetapan metode pengadaan dikaitkan dengan skala kompleksitas.

Barang/jasa Laverage mempunyai karakteristik resiko kecil tapi nilai pembelian tinggi yang diutamakan adalah memaksimalkan penghematan. Contoh: laptop berada pada pasar persaingan sempurna dimana jumlah penyedia dan jumlah barang baik jenis maupun kuantitas tersedia di pasar secara luas dan banyak sehingga faktor yang jadi pertimbangan hanyalah harga yang terendah sehingga nilai pembelian biasanya besar.

Barang/jasa Routine adalah barang resiko rendah dengan nilai pembelian yang rendah yang diutamakan adalah meminimalkan waktu dan sumber daya. Contoh: alat tulis kantor, pasti diperlukan setiap tahun dalam jumlah yang kecil dan terpecah-pecah dalam item-item kemudian dari sisi barang dan penyedia tersedia luas.

Barang/Jasa Bottleneck mempunyai karakteristik resiko tinggi tapi nilai pembelian rendah fokus kepada jaminan pasokan agar tidak terhenti. Kontrak jangka panjang dengan eskalasi terpantau dan dinegosiasikan secara berkala. Contoh : obat-obatan, bersifat urgen dalam artian kalau tidak tersedia dalam waktu yang dibutuhkan akan mengakibatkan hambatan pada organisasi, spesifikasi khusus dan jumlah penyedia terbatas. Nilai pembelian terbatas dan terbagi atas item-item kecil.

Barang/jasa Critical mempunyai karakteristik resiko tinggi dan dengan nilai pembelian yang tinggi memperhitungkan semua biaya langsung maupun tidak langsung dan maksimalisasi pencapaian Nilai Manfaat Uang (Value for Money). Contoh: Mesin Pembangkit Tenaga Listrik dari sisi spesifikasi sangat khusus, jumlah penyedia terbatas, bersifat urgen dan nilai pembelian tinggi.

Perpres 54 tahun 2010 mendefinisikan Penyedia Barang/Jasa sebagai badan usaha atau orang perseorangan yang menyediakan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Konsultansi/Jasa Lainnya. Terkait sebutan penyedia biasanya ditujukan untuk penyedia barang, pekerjaan konstruksi atau jasa lainnya disebut kontraktor/pekerja dan konsultan untuk jasa konsultan.

Untuk klasifikasi usaha penyedia disusun atas dua kategori besar yaitu usaha kecil dan non kecil. usaha kecil yang dimaksud mengacu kepada kriteria yang diatur dalam UU No 20 Tahun 2008 tentang Usaha Mikro, Kecil dan Menengah. Usaha kecil beromzet sampai dengan Rp.2.500.000.000,00 (dua setengah milyar rupiah) atau memiliki kekayaan bersih dari Rp.50.000.000,00 sampai dengan Rp.500.000.000,00 juta di luar tanah dan bangunan. Klasifikasi SIUP mengacu kepada nilai pekerjaan. Bila pekerjaan tersebut bernilai sampai dengan Rp.2,5 M maka paket tersebut diperuntukkan bagi usaha kecil selebihnya adalah non kecil.

Karakteristik barang/jasa Krajilc Box jika digunakan untuk menentukan karakteristik penyedia dapat dilihat dari matrix berikut.

Pada posisi daya tarik pembeli sangat rendah seperti nilai pembelian kecil sedangkan barang/jasa bagi pembeli sangat strategis atau penyedia tersedia dalam jumlah terbatas maka penyedia cenderung sebagai EXPLOIT yaitu memanfaatkan kelemahan pembeli untuk mendapatkan keuntungan sebesar-besarnya. Posisi ini tidak menguntungkan bagi pengadaan.

Apabila daya tarik pembeli rendah kemudian potensi strategis rendah penyedia cenderung ogah-ogahan memenuhi permintaan, cenderung gambling, mempermainkan harga dengan harapan mendapatkan keuntungan lebih atau NUISANCE. Posisi ini juga tidak menguntungkan bagi pengadaan.

Pada kotak DEVELOP posisi pembeli bagi penyedia sangat strategis sehingga meski nilai pembelian kecil mereka tetap menawarkan harga yang terbaik bahkan cenderung rendah melalui diskon dan lainnya.

Kemudian kotak CORE menunjukkan bahwa dipandangan penyedia, posisi pembeli sangat strategis dan sangat menarik kemudian disisi barang/jasa sangat strategis bagi pembeli sehingga harga berada pada posisi yang imbang dalam mencapai Value for Money (VFM).

Penyedia develop bertransaksi untuk barang/jasa pada posisi laverage. Sedangkan routine, bottleneck dan critical cenderung pada penyedia core. Buyer harus mengendalikan penyedia berkarakter Nuisance dan Exploit karena sifatnya sangat mengganggu dan merugikan.

Penting bagi entitas pengadaan untuk mengenal karakteristik barang dan juga penyedianya dalam usaha memenuhi capaian needs dalam pengadaan. Identifikasi karakteristik barang/jasa dan penyedia akan menentukan metode-metode selanjutnya dalam siklus pengadaan barang/jasa.