Pokja dan PPK bertugas Memilih Penyedia

Pendapat yang beredar selama ini bahwa tugas memilih penyedia adalah tugas pokja saja. Sedang PPK tinggal tunggu dan terima jadi, kemudian tandatangan kontrak. Pendapat ini membuat hubungan antara Pokja dan PPK menjadi renggang, seolah terkotak dalam kepentingan yang berbeda. Sehingga tidak jarang komunikasi antara pokja dan ppk penuh dengan “suudzon”. Suasana seperti ini tidak kondusif dalam rangka membangun pengadaan barang/jasa yang berhasil guna. Tidak semua interaksi para pihak dalam pengadaan barang/jasa berpijak atas kepentingan “jahat”, dinamika yang terjadi sebaiknya dipandang sebagai hal yang wajar, dalam proses pemenuhan kebutuhan barang/jasa, sesuai tata nilai pengadaan barang/jasa.

    Proses pemilihan penyedia barang/jasa (pemilihan penyedia) terdiri dari 2 proses yang saling berhubungan, mengingat tujuan dari pemilihan penyedia tidak hanya mendapatkan penyedia tetapi mendapatkan penyedia yang mampu melaksanakan pekerjaan. Jika kita lihat Perpres 54/2010 sebagaimana diubah dengna Perpres 4/2015 (Perpres 54/2010) pada BAB VI tentang Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia Barang/Jasa terdiri dari 11 Bagian yaitu:

  • Bagian Pertama : Persiapan Pengadaan
  • Bagian Kedua : Perencanaan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa
  • Bagian Ketiga : Pemilihan Sistem Pengadaan
  • Bagian Keempat : Penetapan Metode Penilaian Kualifikasi
  • Bagian Kelima : Penyusunan Jadwal Pemilihan Penyedia Barang/Jasa
  • Bagian Keenam : Penyusunan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa
  • Bagian Ketujuh : Penetapan Harga Perkiraan Sendiri
  • Bagian Kedelapan : Jaminan Pengadaan Barang/Jasa
  • Bagian Kesembilan : Sertifikat Garansi
  • Bagian Kesepuluh: Pelaksanaan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa
  • Bagian Kesebelas: Pelaksanaan Kontrak

Dari BAB VI ini jelas terlihat bahwa dalam proses pengadaan melalui penyedia barang/jasa hubungan pokja dan PPK merupakan sinergi yang tak terbantahkan, dalam rangka memilih penyedia yang mampu melaksanakan pekerjaan.

PPK terlibat dalam tahapan persiapan pemilihan penyedia yaitu menyusun spesfikasi, HPS dan Rancangan Kontrak. Hal ini tertuang dalam pasal 33 ayat 1 bahwa Persiapan pemilihan Penyedia Barang/Jasa terdiri atas kegiatan:

  1. perencanaan pemilihan Penyedia Barang/Jasa;
  2. pemilihan sistem pengadaan;
  3. penetapan metode penilaian kualifikasi;
  4. penyusunan jadwal pemilihan Penyedia Barang/Jasa;
  5. penyusunan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa;dan
  6. penetapan HPS

Kemudian Pasal 34 ayat 2 mempertegas bahwa Perencanaan pemilihan Penyedia Barang/Jasa dapat dilakukan oleh PPK dan/atau Kelompok Kerja ULP/Pejabat Pengadaan. Meskipun kalimat pasal ini menggunakan kata “dapat” dan kata sambung “dan/atau”, namun dalam kerangka prinsip efisien dan efektif keterlibatan para pihak menjadi sangat penting.

Mari kita meluncur ke bagian Bagian Kesepuluh terkait Pelaksanaan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa. Bagian ini terdiri dari

  • Paragraf Pertama : Pengumuman Pemilihan Penyedia Barang/Jasa
  • Paragraf Kedua : Penilaian Kualifikasi
  • Paragraf Ketiga : Pendaftaran dan Pengambilan Dokumen
  • Paragraf Kelima : Pemasukan Dokumen Penawaran
  • Paragraf Keenam : Evaluasi Penawaran
  • Paragraf Ketujuh : Penetapan dan Pengumuman Pemenang
  • Paragraf Kedelapan : Sanggahan
  • Paragraf Kesembilan : Pemilihan Gagal
  • Paragraf Kesepuluh : Penunjukan Penyedia Barang/Jasa
  • Paragraf Kesebelas : Penandatanganan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa

Selama ini acuan tugas memilih penyedia hanya pada pasal 15 ayat 1 bahwa Pemilihan Penyedia Barang/Jasa dalam ULP dilakukan oleh Kelompok Kerja ULP. Banyak yang membaca dan memahami bahwa tugas memilih penyedia hanyalah oleh pokja atau pejabat pengadaan. Padahal sebenarnya pokja/pejabat pengadaan melaksanakan sebagian tugas memilih penyedia yaitu sejak pengumuman/undangan hingga mempertanggungjawabkan penetapan pemenang hingga akhir masa sanggah (Pasal 59 ayat 2).

Penetapan pemenang bisa saja ditolak oleh PPK sehingga menyebabkan proses pemilihan gagal setelah disetujui oleh PA (Pengguna Anggaran). Cara PPK menolak penetapan pemenang adalah dengan menolak menerbitkan SPPBJ dan menyampaikan surat penolakan kepada PA untuk disetujui. Bahkan meski SPPBJ telah diterbitkan, PPK bisa saja menolak penyedia, dengan cara tidak menandatangani kontrak. Ini dilakukan jika penyedia tidak mampu memenuhi syarat-syarat teknis yang tertuang dalam Spesifikasi Teknis, SSUK dan SSKK.

Misal penyedia ternyata tidak menyerahkan jaminan pelaksanaan yang sah sebagai syarat ditandatanganinya kontrak. Maka PPK dapat membatalkan SPPBJ, kemudian menunjuk cadangan untuk diproses lebih lanjut.

Semoga runtutan diatas cukup menjelaskan bahwa proses pemilihan penyedia tidak berhenti hingga masa sanggah berakhir. Pokja dan ppk wajib berkolaborasi efektif dan sinergis dalam rangka memilih penyedia yang dinilai mampu melaksanakan pekerjaan. Pokja dan PPK bahu membahu menilai kemampuan penyedia. Tentu ranah, tata cara koreksi serta komunikasi harus disepakati terlebih dahulu dalam dokumen pengadaan.

Alur Proses Pelaksanaan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa


    Kolaborasi efektif ini dituangkan di dalam dokumen pengadaan yang disusun dan ditetapkan oleh Pokja dengan komponen utama Instruksi Kepada Penyedia (IKP), Lembar Data Pemilihan (LDP), Lembar Data Kualifikasi (LDK), Syarat-Syarat Umum Kontrak (SSUK) dan Syarat-Syarat Khusus Kontrak (SSKK).

    Setiap bagian dari dokumen pengadaan telah ditetapkan wilayah dan penanggungjawabnya. Terkait pembagian wewenang ini, ada bagian yang tegas menjadi wilayah Pokja ada yang tegas menjadi wilayah PPK. Namun ada beberapa bagian yang dapat disepakati oleh keduanya, dalam kerangka berbagi risiko menyesuaikan dengan kondisi yang ada.

Salah satu contoh dari pembagian risiko ini adalah terkait dengan domisili penyedia. Jika Pokja tidak disediakan biaya pendukung untuk klarifikasi alamat, maka metode klarifikasi alamat yang dituangkan dalam IKP hanya mengandalkan kesesuaian alamat terkait perijinan usaha atau melalui jasa pengiriman dokumen.

Risiko klarifikasi alamat berpindah ke pihak PPK sebagaimana dituangkan dalam IKP, SSKK dan/atau SSUK. Artinya setelah penetapan pemenang sebelum penerbitan SPPBJ atau Penandatanganan Kontrak, PPK berhak melakukan klarifikasi alamat. Terkait bahasan ini semoga bisa dibahas pada artikel lain.

Bagian yang menjadi tanggungjawab pokja adalah LDP dan LDK. Sedangkan SSUK dan SSKK menjadi kewajiban PPK untuk melakukan verifikasi dan klarifikasi.

Dimuatnya batasan-batasan kewenangan, pelaksanaan pemilihan penyedia, dalam dokumen pengadaan bertujuan untuk menghindari inkonsistensi atau penambahan persyaratan sebelumnya yang tidak ada sehingga terjebak postbidding. Postbidding merupakan salah satu pelanggaran serius karena melanggar prinsip pengadaan.

Selain itu dengan batasan-batasan ini setiap pihak baik PPK maupun Pokja ketika mengambil putusan mempunyai landasan justifikasi yang kuat. Misal ketika PPK menolak penetapan pemenang maka semestinya PPK mampu menjelaskan bagian IKP, SSUK atau SSKK mana yang tidak dipenuhi oleh penyedia sehingga tidak layak untuk ditunjuk sebagai penyedia.

Artikel ini akan lengkap jika dipahami bersama artikel http://samsulramli.com/tepat-menetapkan-syarat-pemilihan-atau-syarat-berkontrak/

    Sedikit simpulan dari artikel ini adalah :

  1. Proses pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa melibatkan Pokja dan PPK.
  2. Proses pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa tidak selesai sampai dengan berakhirnya masa sanggah tapi hingga ditandatanganinya kontrak.
  3. Proses pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa terdiri dari proses persiapan, pemilihan, penunjukan dan tandatangan kontrak.
  4. Pokja bertanggunggjawab atas IKP, LDP dan LDK. PPK bertanggungjawab atas IKP, SSUK dan SSKK.
  5. Perbedaan pendapat antara Pokja dan PPK dalam Proses pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa adalah hal yang lumrah dalam rangka memilih penyedia yang dinilai mampu mengadakan barang/jasa.


19 thoughts on “Pokja dan PPK bertugas Memilih Penyedia

  1. Izin bertanya pak Samsul,,dalam kasus saya ini saya msh blm paham,sya mnta petunjuknya. Sya adalah penyedia yang mempunyai beberapa perusahaan.dalam satu lelang pengadaan saya menawar dengan beberapa perusahaan saya yg bertujuan sebagai strategi dalam pemenangan lelang.dalam paket pengadaan pertama saya menang dengan perusahaan A di LPSE,lalu ada lagi paket pengadaan ke dua d LPSE yg sama saya menang dengan perusahaan B dengan domisili yang sama,IP address log-in yg sama,tetapi direktur dan komisaris yg berbeda.namun dalam masa sanggah dalam paket yg kedua ada yang menyanggah mempermasalahkan domisili sampai IP Adress yg sama. Lalu panitia lelang cba menghubungi saya agar saya mundur dalam pelelangan tersebut dan sanggahan akan dinyatakan diterima lalu akan d evaluasi ulang. Pertanyaannya apakah saya harus mundur krna masalah kesamaan domisili atau sya tetap tdk usah mundur?dalam keyakinan saya,domisili perusahaan dan IP Adress yg sama itu bukan hal yg dapat menggugurkan lelang. Satu sisi panitia jika optionnya membatalkan lelang it bagi sy tidak fair,kedua jika d evaluasi ulang kami pun merasa tidak fair,jika kami dimenangkan panitia menjadi dilema krna yg menyanggah beranggapan sya dengan pihak panitia ada persekongkolan,padahal saya perusahaan domisili Jawa barat,lelang LPSE domisili Bali murni krna memang ingin mencari pengadaan dluar daerah seperti tahun2 sebelumnya sya dpt menang d beberapa kabupaten dluar pulau jawa. Mungkin pak Samsul punya saran?thx

  2. Ijin bertanya pak samsul. Saya ppk pengadaan bahan makanan tahanan/narapidana di lapas. Kpa mengeluarkan sk pengangkatan saya sebagai ppk. Saat pengumuman lelang, saya memasukan sk ppk saya ke admin lpse untuk mendapatkan akun ppk saya. Namun sampai selesai pelelangan saya tidak mendapatkan akun ppk saya. Saat ini dalam tahap penerbitan sppbj. Pertanyaan saya, apakah pengadaan bahan makanan ini sah atau bisa menimbulkan masalah karena saat pelelangan dalam sistem lpse masih menggunakan ppk yang lama sedangkan saat penandatanganan kontrak ppk sk dari kpa? Mohon pencerahannya…….

    1. Pak Troi dibuatkan administrasi berupa SK peralihan user id antara PPK Lama dengan Yang baru saja sudah cukup menurut saya. Kalau bisa dibuatkan kronologis berupa Berita acara dari LPSE, Pokja dan PPK sebagai backup jika nanti dipertanyakan.

  3. Ijin konsul pak penentuan Persyaratan penyedia seperti SBU, SKA, SKT, SIUP apakah kewenangan ppk atau pokja pak? Kalau kewenangan ppk, penentuan tersebut dituangkan oleh ppk dimana pak?

    1. Pembahasan bersama antara PPK dan Pokja kemudian penetapan syarat penyedia (kualifikasi badan usaha) adalah ranah pokja dan syarat adm, teknis dan harga adalah ranah PPK.. teknis termasuk kualifikasi Tenaga Ahli/Teknis…

  4. Pertanyaan ke LKPP kalau PPK menolak penerbitan SPPBJ ke PA yang telah dimenangkan Pokja kemudian PA setuju dengan penolakan tersebut Langkah PA selanjutnya bagaiman kalau mau lelaang ulang

  5. Izin bertanya pak Samsul.Kita dari Pokja telah menetapkan 2 pemenang urutan 1 dan 2.Namun PPK menolak utk menerbitkan SPPBJ kpd pemenang urutan 1.Langkah yg diambil PPK adalah mengirimkan surat kpd PA menyatakan tdk sependpt dan meminta Pokja melakukan evaluasi ulang.Apakah langkah ini sdh benar?calon pemenang 2 ingin ditunjuk PPK sbg penyedia namun kita pokja diminta mengevaluasi ulang.Klupun dievaluasi ulang,peserta mana yg kita evaluasi ulang krn yg memasukkan penawaran hanya 3 dan yg lulus semua tahap hanya 2.Mohon dibalas pak.Trima kasih.

    1. Sudah benar, nanti PA menyatakan setuju atau tidak dengan PPK. Jika setuju maka Pokja melakukan evaluasi ulang dengan menggugurkan urutan 1 karena ditolak PPK kemudian menetapkan urutan 2 sebagai calon pemenang.

  6. Slmt mlm pak, sy penyedia jasa, ditetapkan pokja sbgi calon pemenang cad 1, sy sanggah tp ditolak POKJA, hbs masa sanggah sy bersurat k PPK dg materi yg saman dg sanggahan, PPK n PA sependapat, Langkah yg diambil PA bersurat kpd ULP batal lelang Dan minta lelang ulang, apa Langkah tsb bnr ? Sementara Ada kami cad 1 ? Apa yg hrs saya Lakukan, tks

    1. Jika kesalahan ada pada tata cara evaluasi dan tidak diperlukan merubah dokumen pemilihan maka semestinya Evaluasi Ulang tapi jika yang salah adalah dokumen pemilihan hingga perlu diubah maka pelelangan ulang atau pemasukan penawaran ulang.

  7. Ijin bertanya pak samsul,sy zaenal dari bandung,sy baru buka cv baru di bidang general trading kontraktor & suplier dan pertama kali bikin cv dan sy langsung mendaftar di lpse sebagai penyedia, nah sy kemarin2 ikutan beberapa lelang di bidang kontraktor sy bisa masukin data perusahaan tapi pas mau douwload dokumen dan penawaran dy selalu ga bisa alias gagal terus, sy mohon bimbingannya di karnakan perusahaan sy baru berdiri mau 2 bulan, atas arahan dan bimbingannya sy haturkan terimakasih.

    1. Silakan Bapak berusaha di bidang usaha non pemerintahan dulu jika sudah ada pengalaman baru menawar pada paket pemerintah. Karena sekarang penyedia baru tidak bisa langsung menjadi penyedia pemerintah

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *