Pengertian dan Ruang Lingkup Spesifikasi Teknis

Serial Peningkatan Kompetensi Pengadaan (1)

www.threaded.comPeran penyusunan spesifikasi teknis dalam mendorong pencapaian Prinsip-prinsip dasar Pengadaan Barang/Jasa (efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil, akuntabel) sangat besar. Dalam banyak hal, spesifikasi teknis juga berperan penting dalam mendukung program pembangunan secara nasional seperti penggunaan produk Indonesia.

Atas dasar itu, penyusunan Spesifikasi teknis dan HPS harus mampu menghasilkan barang/jasa yang tepat dalam kualitas, kuantitas, waktu, lokasi/sumber dan harga melalui proses yang dapat dipertanggungjawabkan.

Spesifikasi teknis disusun sejak penyusunan Rencana Umum Pengadaan (RUP) dan tertuang dalam Kerangka Acuan Kerja (KAK) oleh Pengguna Anggaran (PA). Hal ini ditegaskan dalam Perpres 54/2010 sebagaimana diubah melalui Perpres 70/2012 pasal 22 ayat 4, bahwa KAK sebagai bagian dari RUP paling sedikit memuat:

  1. uraian kegiatan yang akan dilaksanakan;
  2. waktu pelaksanaan yang diperlukan;
  3. spesifikasi teknis Barang/Jasa yang akan diadakan; dan
  4. besarnya total perkiraan biaya pekerjaan.

Spesifikasi teknis dalam KAK bersifat umum hasil identifikasi kebutuhan oleh PA. Spesifikasi teknis umum harus mampu menjawab pertanyaan 4W + 1H, diantaranya:

  • Why
    • Kenapa atau untuk apa barang/jasa ini diadakan?
  • What :
    • Apa yang dibutuhkan ?
    • Informasi apa yang penyedia perlukan untuk memenuhi kebutuhan?
  • When
    • Kapan harus disediakan atau dibutuhkan?
  • Where
    • Darimana dan kemana barang/jasa harus disediakan?
  • How
    • Berapa banyak yang dibutuhkan?
    • Bagaimana barang/jasa harus dikirim?
    • Bagaimana kualitas dapat diuji
    • dst…

Yang perlu digaris bawahi untuk bisa didiskusikan lebih mendalam adalah tentang ketentuan spesifikasi tidak boleh mengarah pada satu merek /produk tertentu tidak diatur dalam penyusunan KAK. Perka 14/2012 sebagai petunjuk teknis Perpres 70/2012 baru mengatur tentang ini pada Pengkajian Ulang KAK. Hal ini menjelaskan bahwa pada KAK awal yang disusun oleh PA/KPA dalam RUP tidak ada larangan ataupun anjuran untuk menyebutkan merek.

Sebagai perwakilan dari pengguna akhir atau sebagai pengguna utama PA/KPA tentu memiliki referensi merek yang dianggap paling memenuhi kebutuhan. Tentu sesuai dengan rekam jejak dan pengetahuan PA/KPA/Pengguna Akhir. Terkait hal ini untuk mempermudah kerja dari Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) sebagai pelaksana pengadaan penyebutan merek ini harus membuka alternatif pilihan. Artinya PA/KPA/Pengguna Akhir paling sedikit menyebutkan 2 merek sebagai referensi. Tentu saja lebih banyak referensi semakin baik.

Spesifikasi teknis dalam KAK oleh PPK di kaji ulang, diuraikan lebih detail dan ditetapkan sebagai dokumen spesifikasi teknis dalam Rencana Pelaksanaan Pengadaan. Dalam hal ini PPK dapat mengandalkan pengalaman dan kemampuan teknis yang dimiliki atau dibantu oleh Tim Ahli/Teknis.

Pasal 11 ayat 1 menyebutkan bahwa PPK memiliki tugas pokok dan kewenangan menetapkan rencana pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa yang meliputi:

  1. spesifikasi teknis Barang/Jasa;
  2. Harga Perkiraan Sendiri (HPS); dan
  3. rancangan Kontrak.

Spesifikasi teknis merupakan sumber dari seluruh proses pengadaan barang/jasa. Spesifikasi teknis sebagai dasar menyusun perkiraan biaya yang dibungkus dalam terminologi Harga Perkiraan Sendiri (HPS). Kemudian perkiraan biaya ini menjadi salah satu komponen dalam menetapkan tipe dan ruang lingkup kontrak hingga didapatkannya barang/jasa.

Seseorang yang memiliki kewenangan ke-PPK-an dituntut mampu menterjemahkan kebutuhan pengguna kedalam sebuah spesifikasi teknis yang efektif, efisien dan dapat dipertanggungjawabkan.

Pencapaian efektif dan efisien mengacu pada karakteristik pencapaian value for money yaitu spesifikasi teknis barang/jasa yang disusun memiliki 4 karakteristik yaitu :

  1. Tepat mutu, kualitas sesuai dengan yang dibutuhkan.
  2. Tepat jumlah, kuantitas sesuai dengan yang dibutuhkan.
  3. Tepat waktu, barang/jasa diadakan saat dibutuhkan.
  4. Tepat lokasi/sumber, barang/jasa berasal dari sumber yang sesuai dan dikirim/diterima pada tempat yang dituju.
  5. Tepat Biaya, seluruh komponen biaya memberikan nilai manfaat yang maksimal dalam pe

Secara umum Spesifikasi teknis merupakan deskripsi detail tentang persyaratan kinerja barang, jasa atau pekerjaan dalam memenuhi kebutuhan yang telah ditetapkan (performance) atau deskripsi detail mengenai kualitas bahan, metode dan standar kualitas barang, jasa atau pekerjaan yang harus diberikan oleh penyedia (Conformance).

Dalam lingkup Perpres 54/2010 sebagaimana diubah melalui Perpres 70/2012, Spesifikasi teknis yang disusun dan ditetapkan oleh PPK lebih berorientasi pada mutu barang/jasa sebagaimana ISO 9000 mendefinisikan sebagai “ciri dan karakter menyeluruh dari suatu produk atau jasa yang mempengaruhi kemampuan produk tersebut untuk memuaskan kebutuhan tertentu”

Perka 14/2012 dalam sub bagian Pengkajian Ulang KAK menyebutkan bahwa kaji ulang KAK terkait spesifikasi wajib membahas kejelasan spesifikasi teknis barang yang meliputi :

  1. spesifikasi teknis benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna/penerima akhir;
  2. tidak mengarah kepada merek/produk tertentu, kecuali untuk pengadaan suku cadang;
  3. memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri; dan
  4. memaksimalkan penggunaan Standar Nasional Indonesia (SNI).

    Pada tahap ini PPK, baik sendiri maupun dibantu oleh tim teknis bahkan boleh juga dibantu oleh tenaga ahli (konsultan) spesifikasi teknis, memilah spesifikasi umum dan khusus dari beberapa referensi untuk dijadikan spesifikasi teknis. Spesifikasi inilah yang kemudian ditetapkan sebagai salah satu komponen dokumen pelaksanaan pengadaan yang nantinya menjadi satu kesatuan dalam dokumen pemilihan.

20 thoughts on “Pengertian dan Ruang Lingkup Spesifikasi Teknis

    1. Tugas PPK adalah mengoperasionalkan spesifikasi yang tertuang dalam KAK yang disusun PA/KPA. Jika dalam sepsifikasi KAK disebutkan beberapa merk maka tugas PPK adalah menyusun spesifikasi umum berdasarkan Spesifikasi dalam KAK PA. Spesifikasi umum ini tentu tidak menyebutkan merk lagi. Dalam hal tertentu jika spesifikasi umum sangat sulit disusun misal dalam konstruksi biasanya digunakan kalimat ‘setara’. Namun tetap berhati-hati dengan kata setara ini karena tidak semua pemeriksa memahami ini untuk non konstruksi.

  1. Lalu bagaimana seharusnya Pokja menguraikan spesifikasi teknis pada dokumen pengadaan, Pak Samsul ? Apakah perlu disalin secara rinci dari brosur yang diberikan oleh PPK ataukah perlu dibuat range pada spesifikasi teknis tersebut ? Terkadang terjadi kekhawatiran kalau seandainya tidak dibuat spek yang rinci, bisa jadi pemenang nantinya adalah perusahaan yang menawarkan barang yang berkualitas lebih rendah dengan harga murah walaupun spesifikasinya setara.

    1. Pak Ilfiyendri: intervensi Pokja dalam spesifikasi hanya sebatas memberikan masukan pada saat kaji ulang berdasarkan aturan sehingga spesifikasi teknis murni kewenangan PPK untuk itu yang menyusun range spesifikasi mestinya adalah PPK. Sehingga semaksimal mungkin dalam BA Kaji Ulang Pokja mengingatkan poin2 substansial tentang spesifikasi misal tentang larangan rekayasa pelelangan yang menyebabkan persaingan usaha yang tidak sehat.

  2. Pak Samsul Yth.
    Ada beberapa pertanyaan saya terkait masalah spesifikasi teknis.

    Kami mau mengadakan Keramba Jaring Apung HDPE.Berdasarkan pengalaman dari beberapa tempat lain disimpulakan bahwa KJA HDPE merk “A” memiliki kualitas yang lebih baik dibanding merk “B”. PA menginginkan KJA HDPE yang akan diadakan cenderung ke merk “A” karena kualitasnya yang bagus. Dari kedua merk tersebut memiliki spesifikasi barang dan ciri sendiri, merk “A” alat apungnya berbentuk silendris, sedangkan merk “B” berbentuk Kotak. Semua komponen yang dimiliki masing-masing merk tidak bisa untuk dicampur atau ditukar2 karena masing2 komponen hanya bisa dipake untuk masing-masing merk saja. Sedangkan masing-masing merk baik “A” maupun “B” memiliki fungsi sebagai Keramba Jaring Apung untuk memelihara ikan.

    Sebagai informasi tambahan, merk “A” adalah pabrikan yang telah memiliki sertifikat HAKI untuk bentuk dan teknologi barang yang mereka keluarkan. Dan kedua merk tersebut hingga saat ini masih belum masuk ke e-cataloge.

    Yang menjadi pertanyaan kami :
    1. Jika memang harus melalui LELANG, bagaimana cara membuat spesifikasi barangnya? dimana kedua merk barang tadi memiliki spesifikasi tersendiri yang tidak mungkin dibuat umum atau dibuat range. walaupun fungsinya sama2 sebagai wadah untuk memelihara ikan.
    2. Bolehkah dilakukan PENUNJUKAN LANGSUNG?
    3. Apa yang dimaksud BARANG SPESIFIK ?

    Mohon Pencerahannya…

    Terima Kasih

    1. Pak Dadang : jika secara kebutuhan kedua merk A dan B mampu memenuhi kebutuhan menurut saya spek range yang dapat dibuat misalnya seperti ini. Jika bentuk alat apung substansi maka range nya adalah memiliki alat apung silendris atau kotak. Menurut saya sertifikat HAKI bukan tentang kualitas barang jadi tidak bisa dijadikan spesifikasi teknis. Coba Pak Dadang identifikasi dengan berkoordiasi dengan beberapa Instansi dari daerah atau KLDI lain dalam rangka identifikasi kebutuhan keramba ini jika sudah ada perkiraan jumlah yang terkonsolidasi Bapak bisa ajukan keramba ini untuk dimasukkan dalam Katalog ke LKPP.

      1. Jika pada spesifikasi teknisnya dibuat silendris/kotak, sementara antara yg silendris dan kotak kualitas barangnya berbeda serta hrgnya juga jauh berbeda apakah nanti dikhawatirkan si penyedia memberikan barang yg murah dengan kualitas yang juga jauh dr yg diharapkan ?

        Sebagai contoh pengalaman pengadaan AC atau dulu sblm jamannya e-katalog pengadaan sepeda motor diinginkan kualitas yang bagus malah dikasih kulitas yg jauh dibawahnya hanya krn kurang jeli membuat spesifikasi pd waktu lelang.

        Untuk menghindari kejadian seperti itu kira2 persyaratan spesifikasinya mesti dibuat gmn pak? Biar nanti kualitas barang yg diberikan sesuai dgn yg diharapkan sambil menunggu barang tersebut masuk dalam e-katalog.

        1. Pak Dadang: Apakah perbedaan kualitas tersebut mempengaruhi pencapaian kebutuhan. Misal perbedaan antara silendris dan kotak mempengaruhi mutu pekerjaan secara keseluruhan. Atas dasar tersebut menurut saya bisa disimpulkan peralatan hanya bisa disediakan oleh satu merek dan satu penyedia sehingga beralaasan dilakukan penunjukan langsung kepada pabrikan/distributor utama. Jika perbedaan tersebut hanya berpengaruh terhadap harga tentu alasannya kurang kuat. Jika kedua2nya memang telah memenuhi mutu yang dibutuhkan maka persoalan harga adalah persoalan persaingan. Jadi jangan dulu dicampuradukkan antara kualitas dan harga. Jika memang range harga sangat luas artinya mutu sangat mempengaruhi harga maka dalam proses pemilihan beralasan digunakan metode sistem nilai. Sehingga pemenang tidak hanya yang penawaran terendah tapi juga teknis yang memadai.

      1. Pa syamsul, kami di panwaslu ada sewa untuk mebel, sedangkan juknis mengenai spek dan jumlah unitnya tidak ada, apakah ppk boleh mengeluarkan juknis, walaupun juknis tsb mencari di pasaran umum untuk mebel standar untuk staf, termasuk menetapkan hps dg membandingkan beberapa penyedia yang sama spek nya

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *